ESG-beleid

Dit beleid beschrijft hoe M.S. Management & Outstaffing Services (‘MS’, ‘wij’) zijn verantwoordelijkheden op het vlak van milieu, maatschappij en bestuur invult.

MS is een kleinschalig staffing- en adviesbureau in Brussel. We zetten professionals in bij project- en operationele teams van internationale organisaties in België, Duitsland en Frankrijk. We werken volgens een hybride model, de Triangle of Care, waarbij we betrokken blijven en de volledige opdracht begeleiden via regelmatig contact tussen het ingezette teamlid, het management van de klant en MS, met coaching en bemiddeling waar nodig.

Onze grootste impact is op mensen: de kandidaten die we beoordelen, de teamleden die we tewerkstellen en op opdrachten inzetten, en de teams waarbij ze aansluiten. Onze ecologische voetafdruk is klein en komt vooral voort uit zakelijke verplaatsingen, energieverbruik op kantoor en IT-apparatuur. De onderstaande engagementen staan in verhouding tot dat profiel.

Dit beleid geldt voor het management en personeel van MS, teamleden in dienst van MS en freelancers of onderaannemers die namens ons werken. Het is gebaseerd op de tien principes van het UN Global Compact, de IAO-verklaring inzake fundamentele principes en rechten op het werk en de algemene verordening gegevensbescherming van de EU. Als de gedragscode voor leveranciers van een klant een strengere norm oplegt, volgen we die norm.

De algemeen directeur is verantwoordelijk voor dit beleid. Hij keurt het goed, evalueert het jaarlijks en beantwoordt ESG-vragen van klanten, kandidaten en teamleden.

Iedereen die onder dit beleid valt, wordt geacht ernaar te handelen. We lichten nieuwe medewerkers en teamleden bij hun start in over het beleid.

Onze milieu-impact is beperkt. We beheren die met praktische maatregelen die we kunnen toepassen en controleren.

• Verplaatsingen. We kiezen voor de trein in plaats van het vliegtuig tussen Brussel en Keulen en voor andere trajecten waar de trein praktisch is. We houden interviews, opvolggesprekken en evaluaties online als een fysieke ontmoeting niets toevoegt, en gaan ter plaatse wanneer het werk of de relatie daarom vraagt.
• Digitaal als standaard. Cv’s, contracten, facturen en rapporten worden elektronisch gedeeld en bewaard. We printen alleen wanneer een document dat vereist.
• Uitrusting. We gebruiken IT-apparatuur zolang die goed werkt en recycleren afgedankte elektronica via het Belgische erkende inzamelsysteem (Recupel).
• Werkruimte. Bij de keuze van kantoorruimte of energiecontracten geven we de voorkeur aan energiezuinige gebouwen en hernieuwbare elektriciteit.
• Klantlocaties. Onze teamleden volgen de milieuregels van de klant wanneer ze op diens locatie werken.
• Meting. Vanaf januari 2027 registreren we zakelijke verplaatsingen naar afstand en vervoerswijze. Dat geeft ons een uitgangspunt om reductiedoelstellingen vast te leggen.

Eerlijke en ethische werving

• We rekenen kandidaten nooit kosten aan om werk voor hen te vinden.
• We beschrijven functies, arbeidsomstandigheden en contractvoorwaarden correct.
• We beoordelen kandidaten op vaardigheden, ervaring en mindset, en passen dezelfde criteria toe op iedereen op de shortlist voor een functie.
• We delen het cv van een kandidaat pas met een klant nadat de kandidaat toestemming heeft gegeven.
• We informeren elke kandidaat die we hebben geïnterviewd over de uitkomst van de sollicitatie.
• Wanneer een teamlid via ons Triangle of Care-model bij een klant start, leggen we vóór de start van de opdracht de weg naar indiensttreding bij de klant uit, inclusief de minimumperiode van 12 maanden.

Mensenrechten en arbeidsnormen

• We maken nergens in onze activiteiten of via onze onderaannemers gebruik van dwangarbeid, schuldarbeid of kinderarbeid en tolereren die ook niet.
• We controleren vóór de start van de opdracht het recht om te werken van elk teamlid, inclusief een gecombineerde vergunning wanneer die vereist is.
• We respecteren de vrijheid van vereniging en het recht op collectieve onderhandelingen.
• We betalen minstens het wettelijke minimum en de tarieven uit de toepasselijke sectorovereenkomsten, betalen op tijd en passen voor arbeidstijd, verlof en sociale zekerheid de arbeidswetgeving toe van het land waar het werk plaatsvindt.

Gelijke behandeling en inclusie

• We discrimineren niet op enige wettelijk beschermde grond, waaronder nationaliteit, nationale of etnische afkomst, huidskleur, geslacht, genderidentiteit, seksuele gerichtheid, leeftijd, handicap, gezondheid, religie of overtuiging, politieke of syndicale overtuiging, taal en burgerlijke staat.
• We werken met professionals uit veel landen en met uiteenlopende achtergronden, en beoordelen de aansluiting op basis van wat iemand aan de functie bijdraagt.
• We behandelen elke melding van intimidatie of discriminatie snel en vertrouwelijk.

Welzijn, gezondheid en veiligheid

• Voordat een opdracht begint, spreken we met de klant af wie verantwoordelijk is voor veiligheid op de werkplek, uitrusting en de regels op locatie.
• Onze opvolggesprekken met teamleden en hun management gaan naast prestaties ook over werkdruk, werkrelaties en welzijn, zodat we vroeg kunnen ingrijpen wanneer de druk toeneemt.
• We bieden bemiddeling bij wrijving en coaching om teamleden te helpen hun plek te vinden en te groeien in hun rol.
• We passen de Belgische wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn op het werk toe, met inbegrip van de preventie van psychosociale risico's, met ondersteuning van onze externe preventiedienst — Idewe.

Gegevensbescherming en privacy

• We verwerken persoonsgegevens van kandidaten en teamleden volgens de AVG, en uitsluitend voor wervings- en tewerkstellingsdoeleinden.
• We beperken de toegang tot persoonsgegevens tot de mensen die ze voor hun werk nodig hebben.
• We keep CVs of candidates who weren’t assigned to a role for 36 months, unless the candidate asks us to delete them sooner. Send access and deletion requests to info@ms-management.be.

Community

• We delen praktische kennis over de Belgische arbeidsmarkt met werkzoekenden, onder wie nieuwkomers in België, via sessies met partnerorganisaties zoals Enabel.

Naleving van de wetgeving

• We leven de wetten na van elk land waar we actief zijn, waaronder de Belgische en Duitse arbeids-, belasting- en socialezekerheidswetgeving.

Bestrijding van omkoping en corruptie

• We bieden, geven, vragen of aanvaarden geen steekpenningen, smeergeld of andere ongeoorloofde betalingen, rechtstreeks noch via anderen.
• Geschenken en gastvrijheid moeten bescheiden en occasioneel zijn en mogen geen verband houden met een aanwervings- of aankoopbeslissing. We weigeren alles met een waarde van meer dan €100 en melden dit aan de algemeen directeur.
• We respecteren de eigen regels van onze klanten voor geschenken en gastvrijheid wanneer die strenger zijn dan de onze.

Belangenconflicten

• We melden elke persoonlijke of financiële relatie die een wervings- of commerciële beslissing kan beïnvloeden, zoals een familieband tussen een kandidaat en iemand bij MS of de klant. De betrokken persoon neemt niet deel aan die beslissing.

Confidentiality

• We houden klantinformatie vertrouwelijk tijdens en na elke opdracht. Teamleden bevestigen hun geheimhoudingsverplichtingen schriftelijk vóór de start.

Eerlijke concurrentie en correcte facturatie

• We concurreren op de kwaliteit van onze dienstverlening en maken geen prijsafspraken, verdelen geen markten en wisselen geen commercieel gevoelige informatie uit met concurrenten.
• We factureren alleen daadwerkelijk gepresteerde tijd en geleverde diensten, tegen de met de klant overeengekomen tarieven, en houden een nauwkeurige financiële administratie bij.

Onderaannemers en partners

• Freelancers, onderaannemers en partners die met ons aan klantopdrachten werken, moeten voldoen aan de normen in dit beleid. Dat stellen we als voorwaarde voor samenwerking.

Bezorgdheden melden

• Anyone, inside or outside MS Management Services, can report a suspected breach of this policy or of the law to the Managing Director at info@ms-management.be, or to tatiana@ms-management.be if the concern involves the Managing Director.
• We behandelen elke melding vertrouwelijk en beschermen iedereen die te goeder trouw een melding doet tegen represailles, overeenkomstig de Belgische wet van 28 november 2022 inzake de bescherming van klokkenluiders.

• De algemeen directeur evalueert dit beleid jaarlijks, en eerder wanneer de wetgeving, onze activiteiten of de eisen van klanten veranderen.
• We volgen een beperkte reeks indicatoren op en delen die op verzoek met klanten: gemelde en opgeloste zorgen, gehouden opvolggesprekken binnen de begeleidingscyclus en zakelijke verplaatsingen naar afstand en vervoermiddel (vanaf januari 2027).
• Een inbreuk op dit beleid kan leiden tot disciplinaire maatregelen of beëindiging van de werkrelatie.