Politique ESG

Cette politique décrit comment M.S. Management & Outstaffing Services (« MS », « nous ») assume ses responsabilités environnementales, sociales et de gouvernance.

MS est un cabinet à taille humaine spécialisé dans les solutions de personnel et le conseil, établi à Bruxelles. Nous affectons des professionnels aux équipes projet et opérationnelles d’organisations internationales en Belgique, en Allemagne et en France. Nous travaillons selon un modèle hybride, appelé Triangle of Care, dans lequel nous restons impliqués et pilotons l’ensemble de la mission grâce à des échanges réguliers entre le collaborateur affecté, la direction du client et MS, et en proposant du coaching et de la médiation lorsque cela est nécessaire.

Notre impact le plus important concerne les personnes : les candidats que nous évaluons, les collaborateurs que nous employons et affectons à des missions, et les équipes qu’ils rejoignent. Notre empreinte environnementale est faible et provient principalement des déplacements professionnels, de l’énergie utilisée au bureau et du matériel informatique. Les engagements ci-dessous sont proportionnés à ce profil.

Cette politique s’applique à la direction et au personnel de MS, aux membres d’équipe salariés de MS ainsi qu’aux indépendants ou sous-traitants qui travaillent pour notre compte. Elle s’appuie sur les dix principes du Pacte mondial des Nations unies, la Déclaration de l’OIT relative aux principes et droits fondamentaux au travail et le règlement général sur la protection des données de l’UE. Lorsque le code de conduite des fournisseurs d’un client impose une norme plus stricte, nous appliquons celle du client.

Le directeur général est responsable de cette politique. Il l’approuve, la réexamine chaque année et répond aux questions ESG des clients, des candidats et des membres de l’équipe.

Toute personne concernée est tenue de s’y conformer. Nous présentons cette politique aux nouveaux collaborateurs et membres de l’équipe lors de leur entrée en fonction.

Notre impact environnemental est limité. Nous le gérons au moyen de mesures concrètes que nous pouvons mettre en œuvre et vérifier.

• Déplacements. Nous privilégions le train à l’avion entre Bruxelles et Cologne, ainsi que pour les autres trajets où il constitue une solution pratique. Nous organisons les entretiens, points de suivi et bilans en ligne lorsqu’une rencontre en personne n’apporte rien de plus, et nous nous rendons sur place lorsque le travail ou la relation le nécessite.
• Le numérique par défaut. Les CV, contrats, factures et rapports sont partagés et conservés électroniquement. Nous n’imprimons que lorsqu’un document l’exige.
• Équipement. Nous utilisons le matériel informatique aussi longtemps qu’il fonctionne bien et recyclons les appareils électroniques en fin de vie via le système de collecte agréé en Belgique (Recupel).
• Locaux. Lorsque nous choisissons des bureaux ou des contrats d’énergie, nous privilégions des locaux économes en énergie et l’électricité renouvelable.
• Sites des clients. Les membres de notre équipe respectent les règles environnementales du client lorsqu’ils travaillent dans ses locaux.
• Mesure. À partir de janvier 2027, nous enregistrons les déplacements professionnels par distance et mode de transport. Cela nous fournit une base de référence pour fixer des objectifs de réduction.

Recrutement équitable et éthique

• Nous ne facturons jamais de frais aux candidats pour leur trouver du travail.
• Nous décrivons avec exactitude les fonctions, les conditions de travail et les modalités contractuelles.
• Nous évaluons les candidats sur leurs compétences, leur expérience et leur état d’esprit, et appliquons les mêmes critères à toutes les personnes présélectionnées pour un poste.
• Nous ne partageons le CV d’un candidat avec un client qu’après avoir obtenu son accord.
• Nous informons chaque candidat reçu en entretien de l’issue de sa candidature.
• Lorsqu’un membre de l’équipe rejoint un client dans le cadre de notre modèle Triangle of Care, nous expliquons le parcours vers l’internalisation, y compris la période minimale de 12 mois, avant le début de la mission.

Droits humains et normes du travail

• Nous ne recourons au travail forcé, à la servitude pour dettes ou au travail des enfants et ne les tolérons dans aucune de nos activités ni chez nos sous-traitants.
• Nous vérifions le droit au travail de chaque membre de l’équipe, y compris le permis unique lorsqu’il est requis, avant le début de la mission.
• Nous respectons la liberté d’association et le droit à la négociation collective.
• Nous versons au moins le minimum légal et les rémunérations fixées par les accords sectoriels applicables, payons à temps et appliquons la législation du pays où le travail est effectué en matière de temps de travail, de congés et de sécurité sociale.

Égalité de traitement et inclusion

• Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur un critère protégé par la loi, notamment la nationalité, l’origine nationale ou ethnique, la couleur de peau, le sexe, l’identité de genre, l’orientation sexuelle, l’âge, le handicap, la santé, la religion ou les convictions, les opinions politiques ou syndicales, la langue et l’état civil.
• Nous travaillons avec des professionnels de nombreux pays et horizons, et évaluons leur adéquation à partir de ce que chacun apporte au poste.
• Nous traitons chaque signalement de harcèlement ou de discrimination rapidement et de manière confidentielle.

Bien-être, santé et sécurité

• Avant le début d’une mission, nous convenons avec le client des responsabilités en matière de sécurité au travail, d’équipement et de règles applicables sur site.
• Nos échanges réguliers avec les membres des équipes et leurs responsables portent sur la charge de travail, les relations professionnelles et le bien-être, autant que sur la performance, afin de pouvoir agir rapidement lorsque la pression monte.
• Nous proposons une médiation lorsque des tensions apparaissent, ainsi qu’un coaching pour aider les membres de l’équipe à s’intégrer et à évoluer dans leur rôle.
• Nous appliquons la loi belge du 4 août 1996 relative au bien-être au travail, y compris la prévention des risques psychosociaux, avec le soutien de notre service externe de prévention — Idewe.

Protection des données et vie privée

• Nous traitons les données à caractère personnel des candidats et des membres de l’équipe conformément au RGPD, uniquement à des fins de recrutement et d’emploi.
• Nous limitons l’accès aux données à caractère personnel aux personnes qui en ont besoin pour leur travail.
• We keep CVs of candidates who weren’t assigned to a role for 36 months, unless the candidate asks us to delete them sooner. Send access and deletion requests to info@ms-management.be.

Community

• Nous partageons des connaissances pratiques du marché belge de l’emploi avec les demandeurs d’emploi, y compris les personnes récemment arrivées en Belgique, lors de sessions avec des organisations partenaires telles qu’Enabel.

Respect des obligations légales

• Nous respectons la législation de chaque pays dans lequel nous exerçons, notamment le droit du travail, la législation fiscale et la sécurité sociale belges et allemands.

Lutte contre la corruption et les pots-de-vin

• Nous ne proposons, ne versons, ne demandons et n’acceptons aucun pot-de-vin, commission occulte ou autre paiement indu, directement ou par l’intermédiaire de quiconque.
• Les cadeaux et invitations doivent être modestes, occasionnels et sans lien avec une décision de recrutement ou d’achat. Nous refusons tout avantage d’une valeur supérieure à 100 € et le signalons au directeur général.
• Nous respectons les règles de nos clients en matière de cadeaux et d’hospitalité lorsqu’elles sont plus strictes que les nôtres.

Conflits d’intérêts

• Nous signalons toute relation personnelle ou financière susceptible d’influencer une décision de recrutement ou commerciale, comme un lien familial entre un candidat et une personne chez MS ou chez le client. La personne concernée se retire de cette décision.

Confidentiality

• Nous préservons la confidentialité des informations des clients pendant et après chaque mission. Les membres de l’équipe confirment par écrit leurs obligations de confidentialité avant de commencer.

Concurrence loyale et facturation exacte

• Nous nous différencions par la qualité de nos services et ne concluons aucun accord sur les prix, ne nous répartissons pas les marchés et n’échangeons pas d’informations commercialement sensibles avec nos concurrents.
• Nous facturons uniquement le temps et les services réellement fournis, aux tarifs convenus avec le client, et tenons une comptabilité exacte.

Sous-traitants et partenaires

• Les indépendants, sous-traitants et partenaires qui travaillent avec nous sur des missions clients doivent respecter les normes définies dans cette politique. Nous en faisons une condition de notre collaboration.

Signaler des préoccupations

• Anyone, inside or outside MS Management Services, can report a suspected breach of this policy or of the law to the Managing Director at info@ms-management.be, or to tatiana@ms-management.be if the concern involves the Managing Director.
• Nous traitons chaque signalement de manière confidentielle et protégeons toute personne qui effectue un signalement de bonne foi contre les représailles, conformément à la loi belge du 28 novembre 2022 sur la protection des lanceurs d’alerte.

• Le directeur général réexamine cette politique chaque année, et plus tôt en cas d’évolution de la législation, de nos activités ou des exigences des clients.
• Nous suivons un nombre limité d’indicateurs et les partageons avec les clients sur demande : préoccupations signalées et résolues, points de suivi du cycle d’accompagnement réalisés et déplacements professionnels par distance et mode de transport (à partir de janvier 2027).
• Toute violation de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires ou la fin de la relation de travail.